社内報の作り方

社内報の作り方

それは会社と社員の心をつなげて元気を育てる、大切なメディアです。

企画デザイン会社を長年にわたって運営し、さまざまな媒体の編集に携わってきた筆者が、その経験に基づいて「社内報の作り方」についてまとめたページです。企業の総務、広報、経営企画などの部署で社内広報に携わる方が、社内報を新たに作成したり、リニューアルを考える際の、ご参考になりましたら幸いです。

エーディープラント株式会社 杉山信一

社内報とは?

社内報とは、企業の構成員たちのコミュニケーションを図り、自社の目指す方向や必要とされる情報を共有するために、主に冊子版やWEB版の形態で作られる「公式の社内広報誌」です。

一時、ITの進展とともにWEB版に移行するケースも増えましたが、WEB版だとなかなか自発的に読んでもらえないこともあって、結局、一人ひとりに直接届けられる「冊子版」に戻り、同時に印刷物をデータ化してWEB上にアップするケースが多いようです。

いま、社内報が見直されている背景として、以下のようなことが考えられます。

■さまざまな雇用形態が増えるとともに、社員の離職率も上がった。その結果、会社に対する帰属意識が薄れてきた。

■それに伴い、トップの経営理念やビジョンを繰り返し社員に伝え、浸透させていく必要性が生じている。

■会社のさまざまな構成員が「いま」と「未来」を語り合うことで情報を共有し、相互理解を深める必要性が生じている。

■それらを通じて、会社や仕事に対しての愛着とモチベーションを高めていく必要性が生じている。

■業歴の長い会社の場合には、新陳代謝を行っていく際に、過去の事象から学ぶべきことを次の世代に受け継いでいく必要性が生じている。

多くの企業は、「社内報」を見直すことによって上記のような問題や課題をクリアしようと考えています。これは、そのまま以下のような「社内報の果たすべき役割」につながっています。

社内報の主な役割

●企業トップの側からは、経営に関わる理念やビジョンを伝える。
●戦略をつかさどる幹部の側からは、共有すべき計画や行動指針を伝える。
●一般社員の立場からは、各部門、各担当者の活動内容や現況を知ってもらう。
●会社や関連会社の新しい製品、サービス、研究などを知ってもらう。
●頑張っている人たち、成果を上げた人たちを皆で褒めたたえる。
●社内のエキスパートやベテランからの専門情報や知識、事例を共有、継承する。
●社外の有識者などにより提供された周辺情報や業界の情報を広く学ぶ。
●会社の成長と、社員の幸せな生活に向けて意味づけを行っていく。

つまり、社内報は、ひと言でいえば「会社と社員の心をつなげて元気を育てるメディア」です。さらに、社員だけでなく、冊子をOBにも郵送したり、家族にも読んでもらうことを推奨したりして、その周囲の人びとにも「この会社と関わっていてよかった」と感じてもらえるようにしている企業も多いようです。

社内報の作り方

まずは、編集方針を決めるところから

社内報の創刊、あるいは見直しが決まり、あなたの部署に作成の依頼がきたと仮定すると、まず何から手をつけたらよいのでしょうか?

さまざまなケースがあるので一概にはいえませんが、最初に社内報の「発行目的」と「果たすべき役割」を明確にしたうえで「編集方針」を定めるところからスタートしてはいかがでしょう。

何事にもいえますが、目的や、そこから導き出される方針を明確にすることなく表面だけ「カッコいいデザイン」を目指して作っても、本当に機能するものにはならないからです。

おすすめする手順としては、最初に経営トップや各セクションの長などにヒアリングを行い、主に「人に関わる部分」で自社の抱えている問題や課題を抽出します。

次いで、社内報を任されたセクションの人たちが集まって議論を重ね、「編集方針」について取りまとめていきます。創刊、あるいはリニューアルをかける際には、特にこのプロセスに時間をかける必要があると、私は考えています。

■編集方針とは

どのような視点に立って、どのような記事で構成し、どのように表現し読んでもらうか…といった、誌面づくり全般にかかわる基本方針です。この基本方針を明確にしておくと、冊子の目指すべき方向が定まり、毎号の企画もブレにくくなります。

たとえば

「社内すべての人びとの気持ちをつなぎ、ともに進む」ということを発行目的に

1)トップの想いと社員の想いのベクトルを合致させる。
2)社員同士の相互理解を図る。
3)全員に笑顔を届ける。

といった役割を担う社内報をつくると仮定します。編集方針はどうなるでしょうか?

以下は、私が考えた「一例」です。

~編集方針~

発行目的 社内すべての人びとの気持ちをつなぎ、ともに進む。

この社内報は、広報室が編集・発行します。経営者の方針を第一としつつもトップダウンの方向ではなく、一般社員の目線で企画・編集していきます。
経営者も従業員もそれぞれの立場で、「会社の成長と全社員の成長のために仕事をしている」という大前提に立ち、より開かれたコミュニケーションを実現し、会社と人を元気にし、一緒に進んでいくことを主目的にします。

■主な役割と企画の方向性

1)トップの想いと社員の想いのベクトルを合致させる。
毎号、経営トップからのメッセージを、時代や世界との関わりを見据え、さまざまな観点から発信していただきます。また、中間管理職や若手社員にも登場願い、将来に向けた夢や抱負を語っていただきます。トップから新人に至るまで、それぞれの立場で考え方は違っても、その想いの方向は同じであるように編集していきます。

2)社員同士の相互理解を図る。
毎号、それぞれの職場を訪問し、インタビューや座談会などにより、現在の部署の活動や社員の活躍を活き活きとした表情とともに伝えます。
また、良いことばかりでなく、現場で抱えている課題の報告や、それらの解決に向けての試みなども紹介していきます。

3)全員に笑顔を届ける。
「会社を構成しているのは一人ひとりの人間である」との前提に立って、オフィシャルの話題だけでなく、プライベートな話題も含めて、思わず笑顔になってしまうような明るく、楽しい企画を毎号必ず載せていきます。

編集方針をまとめるに当たっては、できれば上層部だけでなく社内の各部門にヒアリングを行い、組織課題や部門の雰囲気、それぞれの人たちが期待していることや不安に感じていることなどをある程度把握したうえで考えていく必要があるように思います。

社内報の担当者のほうから受け手に近づくことによって、相手に対しての理解が深まり、相手からの共感も得られやすくなると考えるからです。

また、編集方針がまとまった段階で、トップのコンセンサスを得ておくのは当然ですが、先に述べた「トップへのヒアリング=社内報を活用して実現したいこと」を受け、編集方針の第一に落とし込んでおくと、それ以降の進行がスムーズになるでしょう。

具体的な仕様と、発行サイクルは?

■仕様について

紙の冊子の場合、ビジネスシーンで使われることの多いA4判か、少し小さめでバッグにも入りやすいB5判が一般的な経済サイズといえます。市場顧客に向けた広告媒体とは違うので、特殊なサイズにする必要は、あまり感じません。

もっとも、社内報の読者=社員を「読んでいただくお客様」である、「社内広報もPRの一分野」であると捉えるならば、一目でそれと判る独自のサイズやデザインを検討してみる余地はあるかもしれません。

ページ数は「4の倍数」で考えると効率的です。A3判の用紙を2つに折った状態がA4判4ページ。A3判を2枚合わせてまん中で2つに折るとA4判8ページ、3枚合わせて12ページ、4枚で16ページ……となり、中央の折り線部分をホチキスなどでとめ冊子化する「中とじ」という方式が一般的です。

社内報の作り方

■情報のボリュームと発行サイクルについて

サイズに加え、ページ立てを「何ページにするか」によって1冊に入る情報のボリュームが決まります。また、情報の発信が必要なタイミングによって年間の発行サイクルが決まります。

前項の編集方針に沿って、必要と考えられるボリュームと頻度から大枠を決め、作成に要する費用(取材費・デザイン制作費・印刷費など)を検討しながら全体を調整していくとよいでしょう。

因みに弊社でお手伝いさせていただいている、ある企業の社内報は、毎月1回発行、A4判で16ページ立てとなっていますが、これは多いほうだと思われます。
広報のご担当者は、「最新号の発行前に、次の号を作り始めている状態」で、企画立案、各部署への原稿依頼、原稿の回収とチェック、弊社との校正のやりとりなどに、常に追われている様子です。

また、別の企業では年間に4回、A4判・16ページ立てで発行していますが、比較的無理なく、いいペースで回っています。

発行回数を多くする必要がない場合には隔月刊や季刊とし、タイムリーな情報提供が間に合わない場合はWEB版で補ってもよいでしょう。

また、印刷における色数ですが、少し前までは1色印刷や2色印刷など、色数を少なくすることでコストを下げたりしましたが、現在はデジタル化が進み、色数によるコスト差が少なくなったことから4色(フルカラー)印刷が主流になっています。

こうして仕様と発行サイクルが決まったら、編集企画の立案に入っていきます。

編集企画の立案はどうするの?

ここでは社内報を創刊するか、従来の社内報を大もとから見直しリニューアルするケースで考えてみます。

編集企画を立てる際には、創刊号1回分の企画を考える前に、年間の発行予定と、各号の特集、毎号レギュラーで登場する連載記事などについて大まかにまとめ、年間の発行計画表を作っておくとよいでしょう。

一般的に、企画を立てる際には、編集に関わる人たちが集まって編集会議を開き、具体的な内容を決めていきます。先に挙げた編集方針や、年間の発行計画に基づき、特集や連載記事からはじまり準レギュラー記事、スポット記事などの企画を立案します。

全体に関わるポイントとして、それぞれの記事にはできるだけ多くの人に登場してもらい、ニュースであっても人を前面に出して紹介すると「人が会社を作っている感じ」が伝わります。

紹介された部署や人が輝いて見えると、「社内報に載るステイタス性」が高まり、その後の原稿依頼や取材がスムーズに進むようになるでしょう。

実際に私自身もいろいろな出版物に携わり、企画を立案してきましたが、大切なのは受け手のことを深く考え、どうしたら楽しく読んでもらえるか、さまざまな角度から想いをを巡らすことです。

企画の一つひとつは、できるだけ具体的なタイトルとして書き出し、「言葉」で大まかなイメージが伝わるよう組み立てていきます。

以下は、私が考えた一例です。

■編集企画案の例

社内報の作り方

こうして作られた企画を各ページに振り分けて、全体の流れをイメージしながら1冊の中にバランスよく組み込んでいきます。

全ページの構成要素を一覧表にまとめたものを台割り(だいわり)といい、以下がその例です。社内で打ち合わせをしたり、デザインや印刷を依頼する際にも、これ1枚で全体の企画・構成が伝えられるのでたいへん役立ちます。

実際に弊社で使用している台割りのExcelのテンプレートもお付けしておきますので、よろしければアレンジしてご利用ください。

創刊号を作る前に、この手があった!

まったくゼロからスタートする創刊号の場合、いきなり新しい社内報が届けられたとすると、社員の側からみれば「与えられた感」が先に立ってしまい、期待して読んでもらえないこともあり得ます。

リニューアルの場合は、それほどではないと思いますが、どうせ作るのであれば皆さんに「心待ちにされる」状態で発行したいものです。

■創刊準備号というアイデア

どんな仕事でも、企画を立てていく際に「リサーチと根まわし」は重要です。
スムーズに導入するのであれば、「創刊準備号」を発行する手もあり、これはとても有効な方法です。社内メールによる情報の配信でもある程度はカバーできますが、全社員にメールを配信できる環境でないと不公平が生じます。冊子を創刊するためには「冊子によるアプローチのほうが受け入れてもらいやすい」と思います。

創刊準備号を出すメリットとして、以下のことが考えられます。

1)社内報の創刊を認知してもらえる。
2)社員にアンケートを取ったり募集したりすることで、参加意識を高めてもらえる。
3)そのレスポンスを企画に活かすことで「一緒に作っている感」を醸成できる。
4)社内の各部署に原稿依頼がしやすくなる。
5)当初考えていた編集方針が、読者=社員の求めている方向とズレていないか確認し、必要なら修正をかけることができる。

たとえば、以下のようなアンケートや募集告知を行ってみてはいかがでしょう。

アンケートと募集告知の例

新しい社内報発行についてのアンケート

●社内報で取り上げてほしい情報は?
●次の企画の中から、あなたがいちばん興味のある内容は?
(といった質問項目で、読者の要望に近づくことができます)

ネーミングと楽しい画像、大募集!

●社内報のネーミング大募集!
●「ワタシのペット自慢」画像とコメント大募集!
(といった投げかけで、社員を巻き込んでいくことが可能になります)

また、市販の書籍や雑誌が、電車の中や書店の店頭にポスターを掲出するように、社内に「創刊号発行の告知や、企画を募集するポスター」を貼り出す方法もあります。

こうして創刊準備号が各社員に配布されたり、予告ポスターが貼り出されたら、その応募状況やアンケート結果を待つことなく、創刊号の原稿依頼や取材の準備を進めていきましょう。

原稿依頼:こちらが狙った方向で原稿を書いてもらうには?

創刊準備号やポスター掲示、社内メールなどで「新しい社内報が出る」という告知をしたら、企画に合わせて、各部署の担当者に書面を用いて原稿の依頼を行ったり、インタビュー取材のアポイントを取ったりします。

近くの職場内に原稿を依頼する場合であれば、最初はメールではなく直接会って企画意図を説明したほうが原稿の仕上がりが的外れにならず、それ以後のやり取りもスムーズにいくと思います。遠くの部署の方へはメールで「原稿依頼書」を送るとともに電話でフォローすることをお奨めします。

原稿依頼書には、掲載されるページの企画意図(目的と、書いてほしい内容)と文字数(タイトル○○文字以内・本文○○文字~○○文字というふうに具体的に)、締め切り日もはっきりと記しておきましょう。まだ見本誌ができていない場合は、でき上がりのデザインイメージを添えられればベターです。

■原稿依頼書の例

社内報の作り方

こうして一定期間後に回収した原稿は、基本的には原文を生かす方向で整えます。表現において明らかに不適切な箇所や疑問点は執筆者に確認するなどして修正します。特に、執筆者の名前の入った署名原稿は、極力原文のまま掲載します。

トップの原稿や、専門性や重要度の高い原稿は、デザインされた文字校正(1次校正)の段階で、原稿提供者の確認を取る必要があります。

原稿を提供してくれる人から見て、「丁寧で信頼のおける編集担当者」、「原稿の書き甲斐のある社内報」を目指しましょう。

スケジュールの立て方、管理の仕方は?

発行までのスケジュールを立てるには、以下のようなスケジュール表を作り、発行日から逆算して全体の流れを把握していきます。

ご参考までに、弊社で使用しているスケジュール表の例と、Excelのテンプレートをお付けしておきます。

■スケジュール表の例

社内報の作り方

以下は、発行日を起点とし、前へ遡ってスタートラインを決める「巻き戻し法」の一例です。最初に、発行日(納品日)をスケジュール表に記入し、そこから上(手前)に日にちを逆算しながら印刷、校正、デザイン、取材、原稿依頼……と、各制作工程を記入していきます。

従って、実際のスケジュール表では、発行日を起点として組み立てた以下のチャートとは順番が上下逆になります。

社内報の作り方

上記は通常のスケジュールですが、創刊号の場合、まだ基本パターンができていないためにすべてにわたって遅れ気味になりやすいと考えられます。途中途中で状況をチェックしながら、早めの進行を心がけましょう。

外注への発注は?

■企画・編集~デザイン制作について

社内報を作るにあたって、集めた原稿をそのまま印刷会社に渡してしまうケースもあるようですが、印刷の営業担当者は印刷のプロであって、編集・デザインの専門家ではないため、どうしても企画や制作面が弱くなる傾向にあります。

企画・編集のノウハウがあり、取材ライターやカメラマンが手配できて、デザインの上手な制作会社を外注として使うことによって、より効率よく、レベルの高い社内報を作ることが可能になります。

■ライター

企画・編集・取材は、一般的にエディトリアル系の編集ライターと広告系のコピーライターの領域です。私の経験で申しますと、社内報の場合には編集畑で取材をし原稿を書いているライターのほうが、インタビューや原稿執筆の面でふさわしい人が多いように感じています。もっとも編集モノが得意なコピーライターもいますので、一概にはいえません。

社内報の作り方

■カメラマン

カメラマンに関しては、最近ではデジタルカメラやスマホの性能が上がり、たいていの写真はプロに依頼しなくても撮れるようになったので、必ずしも起用する必要はないでしょう。社内の原稿提供者や取材先から画像をデータでもらうケースも増えています。

しかし、表紙やインタビューカットなど、効果的なビジュアルがあると誌面がグンと引き立って見えるのもまた事実です。ある程度質の高いカメラマンを起用しますと、半日で3万円、1日で5万円程度はみておく必要がありますので、重要なページのみ依頼するという方法もあります。

■デザイナー

デザインは、社内で制作するよりも、質とスピードにおいて優れたプロのデザイナーに依頼すべき領域です。制作会社に原稿を渡す際に、ラフレイアウト(写真、タイトル、本文などの構成要素をごく大まかに配置したもの)や、イメージに近い印刷媒体などを用意し希望を伝えながら、思い描いている理想形に近づけていきましょう。

社内報のような冊子において、文字組みは視覚上の見やすさ、読みやすさを決定づける要素のひとつです。従来は、タテ組みといって、本文をタテ書きにしたスタイルが多かったのですが(書店で売っている雑誌は、いまもタテ組みが主流です)、ビジネス文書では文字をヨコに打つため、社内報もヨコ組みのスタイルが増えてきました。

タテ組みでいくか、ヨコ組みでいくかは、綴じる位置(右側を綴じるか、左側を綴じるか)にも影響がありますので、最初に決めておく必要があります。

創刊号であれば、編集企画が決まったところで表紙はもとより中面の各ページについても基本となるデザイン案を作り、タイトルまわりや全体のテイストも先行して整えておくとよいでしょう。

■校正について

デザイナーによって、写真や文字原稿、図表やイラストなどが誌面に落とし込まれ、キレイにデザインされたものが紙にプリントされて「校正紙」として出てきます。

最初に出てきた校正紙の文字や写真などに間違いがないかチェックし、修正することを「1次校正」=「初校」と呼びます。

この「1次校正」をしっかり行うことで、後の進行がスムーズになり、ミスの発生が抑えられます。修正は赤文字で入れ、デザイナーに戻します。校正を戻した控えは、必ず手元に残しておきます。

最近では、PDFデータ化され、メールにてやり取りされることが一般的ですが、ミスの発生を防ぐためにも、校正する際は用紙に出力して行いましょう。

デザイナーは、修正指示に従って直しを行い「2次校正」=「2校」を出します。

1次校正を戻した控え(赤字のはいったもの)と照らし合わせて、再度チェックを行います。2次校正をデザイナーに戻し、修正してもらいます。通常は2次校正の修正済みデータを印刷会社に入稿する場合が多いのですが、修正が多い場合、3次校正以降もチェックを重ねるケースがあります。

■色校正~印刷について

デザインされた印刷用データは、印刷会社に渡り、仕上がりに近いプリント=「色校正」として最終チェックの段階を迎えます。通常は、この確認をもって校了とし、印刷の工程に進みます。

一所懸命アイデアを出し合って企画を立て、社員の皆さんから原稿を集め、デザイン・データ制作まで全力で取り組んだ社内報を、完成させるプロセスが印刷です。最後にリリースする瞬間まで細心の注意を払い、キレイな仕上がりを目指しましょう。

印刷・製本に関しては、信頼性と技術力が高く、常に品質が安定していて、かつリーズナブルな印刷会社にお願いしましょう。

弊社でも、企画、取材、デザインから印刷まで、すべての工程を一括してお手伝いすることが可能です。どうぞお気軽にご相談ください。

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